根據衛生福利部支審平台及長照機構暨長照人員相關管理資訊系統統計，111年的居家式服務類長照機構數量為1,696家，服務人數約為294,260人，平均每個機構大約有173位個案。
然而，這個平均數並不能完全反映真實情況，因為大型單位通常相對於小型單位而言擁有更多的個案。此外，統計數據中也重複計入小規模多機能之居家服務人次。就庇卡任意門居服系統的用戶而言，單位個案數量較高的情況通常約為50位左右，以低需求量的個案為例，平均每周服務2次，每次服務3個碼別，因此每月至少需要處理和確認1,200筆資料內容，並生成相關的核銷請款資料，這是一個龐大的負擔，也顯示了長照資訊系統的必要性。
- 2次/周*4周*3項目*50個案數=1,200筆紀錄
除了資料處理之外，單位管理者還需要處理其他繁重的負擔，這些僅僅是列舉的一部分，實際上還有更多的窗口和報表需要協助處理。同時，個案服務品質和居服員的勞工權益相關事項也越來越受到重視，相關政策的更新也需要相應的處理。
- 機關：核銷申報、評鑑作業、定期/不定期查訪
- 個案：收案簽約、排班、收費單、收款作業、收據
- 居服員：服務監管、證照資格管理、團督、個督、事件處理、薪資計算(含轉場、勞健保等加減項)
- 勞檢：定期/不定期查訪
這些都需要更多多元的服務協助，這就是為什麼越來越多的居服單位開始將負擔轉嫁給居服系統並生成相關報表的原因。然而，市場上存在著眾多的居服系統供應商，如何選擇適合自己的系統成為一個重要難題，值得注意的是，現有的系統供應商都有其市場定位和價值，價格並不是唯一的差異點。因此，作為居服單位的管理者，需要花時間多加觀察、聆聽和比較，才能選擇最適合自己的系統。
- 最佳導入系統時機：單位設立初期或新的年度
目前，由於照管系統僅開放支審(核銷)介接，其他資料只能通過匯入HTML的方式進行，並間接將所有資料匯入居服系統進行管理。因此，如果能在單位設立初期就使用系統，對於單位所有的服務歷程能夠有良好的紀錄和分析，可以想像當你更換手機時，尤其是從Android轉換到iOS系統，將所有的東西轉移到新手機上是一件困難又麻煩的事情。更明確的說，舊有系統的排班、服務紀錄等資料無法像Google行事曆那樣簡單匯出並重新使用，更不用說包含服務碼別、次數、文字、表單、照片以及個案和人員的證照證書、教育積分、異動分析數據等重要資訊，這些都與排班媒合和評鑑有關。
最早居服系統的出現是為了應對公費補助核銷的需求，市面上的居服系統通常都具備個案和居服員管理、排班作業和核銷檔案產製等基本功能，但差異在是否能夠整合其他相關實務需求，節省人員處理繁瑣事務的時間，專注於單位經營管理和個案服務品質上。以下是選擇居服系統時需要考慮的幾個重點：
- 支審介接和帳務系統：是否有支援一鍵申報上傳的支審介接功能？是否有解決帳務對帳的困擾？這些功能將大大節省單位的時間和精力。
- 薪資系統：薪資相關加減項能否可整合管理？是否便於產製薪資條？
- 使用友好性：居服系統是否易於上手？尤其是針對中高齡的居服員，是否有友善的介面和字體大小？系統操作的複雜度也是需要考慮的因素。
- 實用功能：系統是否提供方便的功能，例如個案地址導航、上下班打卡提醒等？能否根據實際服務需求進行彈性調整？這些功能將使單位的運作更加順暢。
- 客戶服務管道：系統供應商是否提供良好的客戶服務管道？能否隨時找到人員協助解決問題？在導入新系統後，有一個可靠的售後服務窗口對單位來說非常重要。
- 最後，對於公版居服系統是否能滿足單位的需求？
居服系統目前分為客製和公版服務。客製服務的價格通常較高，而公版服務則較經濟實惠，雖然公版系統無法滿足所有細節需求，但大方向的服務功能絕對是可以滿足的。此外，大多數居服系統供應商也提供客製的加購服務，可以根據單位的需求進行評估，看其收費是否符合預算。因此，在選擇居服系統時，可以綜合考慮系統的基本功能、價格和客製化選項。
希望以上的資訊能夠幫助您更清楚地選擇適合的居服系統，如有任何進一步的問題，或以上內容有錯誤的地方，都歡迎留言指教，謝謝。